Chronica, Vol. 1, Núm. 1, enero-diciembre 2022, ISSN 2953-3376, pp. 80-93
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publica bajo licencia Creative Commons 4.0 Internacional. (Atribución - No Comercial
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Experiencia de la escritura
de los procedimientos en el Archivo Histórico
AR-AHS ARS / BB
Experience
of writing the procedures in the Historical Archive AR- AHS ARS / BB
Pamela Alarcón
Archivo Histórico
Salesiano de Argentina Sur (AR-AHS ARS) Sede Bahía Blanca,
Argentina
palarcon@donbosco.org.ar
Profesora
y Licenciada en Historia (UNS). Experta en archivística y gestión documental
(UFASTA). Actualmente se encuentra
cursando la diplomatura en archivística y gestión documental dictada por la UNTREF y el AGN. Miembro de Associazione
Cultori di Storia Salesiana Mundial y Argentina (ACSSA y ACSSA-A). Docente de Salesianidad por el CSRFP de Quito. Coordinadora del Archivo Salesiano de Argentina Sur, sede Bahía Blanca. Profesora titular para 2do y 4to año de la
carrera de profesorado de Educación Primaria
en el Instituto Superior Juan XXIII. Actualmente participa del Proyecto
de Investigación sobre pueblos originarios, PGI del Departamento de Humanidades de la UNS. Ha
participado del proyecto de extensión “Los pueblos originarios,
registros del pasado que operan en el presente”
con la Universidad Nacional del Sur durante 2017 y 2018. Ha realizado varios trabajos publicados
entre los que se destacan Jesucristo, una
biografía histórica para Ed. Taurus, Memorias
de la Candelaria en coautoría, capítulos de libros
y publicaciones en revistas
científicas.
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Resumen
El
presente trabajo narra la experiencia de la redacción y aplicación de los procedimientos escritos y compilados en el Manual
de procedimientos de la sede
Bahía Blanca del AR-AHS ARS / BB. Presentamos una breve descripción de cada capítulo, sobre el procedimiento y sus anexos, notas
sobre las mejoras (agregados y correcciones)
necesarias para la próxima versión y los nombres de los autores de cada capítulo. Con el formato
de una lista
se presentan los beneficios que reconocemos trabajando de este modo.
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Palabras clave
Archivo Salesiano Procedimientos
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Abstract
The present
work narrates the experience of the writing
and application of the
procedures written and compiled in the Manual of procedures of the Bahía Blanca headquarters of the AR-AHS ARS / BB. We present a brief description
of each chapter, on the procedure
and its annexes, notes on the improvements (additions and corrections) needed for
the next version and a list of the benefits we recognize by working in this way.
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Keywords
Archive Salesian Procedures
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Recibido: 04/11/2021 - Aceptado: 30/11/2021
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Experiencia de la escritura de los procedimientos en el Archivo
Histórico AR-AHS ARS /
BB
Durante fines de 2018 y 2019,
fundamentalmente en el Archivo AHS ARS/BB hemos dedicado un tiempo de nuestro trabajo a la redacción de los
procedimientos con los que trabajamos.
Este artículo presenta una breve descripción de cada capítulo, un resumen
somero de cómo se realizó este
manual y un análisis de los beneficios que obtuvimos. El manual no será publicado en esta
revista por cuestiones de
espacio, sino que se encuentra publicado en el sitio web Academia.edu. Se alerta que la versión
publicada se encuentra vencida, seguidamente se indican cuáles serán las correcciones
y mejoras necesarias en las que estamos trabajando para la nueva versión.
Para
la redacción del manual la coordinadora del archivo, Pamela Alarcón se formó en la
elaboración de procedimientos con un curso de la Facultad Latinoamericana de
Ciencias Sociales (FLACSO) realizado
desde septiembre hasta noviembre de 2018. Los contenidos fundamentales fueron compartidos con otros trabajadores y colaboradores del archivo para que
la
construcción de los procedimientos sea colectiva. De hecho, es la forma
más apropiada para trabajar
y más necesaria, porque genera sentido de apropiación de los mismos y respeta
las particularidades, detalles, los
tiempos de búsqueda e intentos que cada sector y trabajador del archivo
ha implementado.
Otras formas posibles de redacción de
procedimientos consisten en la realización de
entrevistas a cada trabajador para que describa
detalladamente su manera de proceder.
De modo que, como ejercicio, para clarificar y poner en
palabras lo que hacemos, utilizamos esta metodología para completar nuestros relatos.
El manual de procedimientos tiene una
estructura interna organizada por capítulos, y
cada uno tiene a su vez
una particularidad: el número “*.0” (cualquier
número de capítulo con sufijo
“.0”) es el procedimiento en sí, consiste en una lista de tareas necesarias
para realizar cada proceso.
Al estilo de una receta,
como pueden ser las de cocina, las actividades se dividen en tareas desagregadas,
simples, unívocas y secuenciadas de modo de ir llevando a cabo cada tarea hasta completar una actividad
compleja y se complete el procedimiento que indica el capítulo. Luego, se adjuntan otros documentos con sufijos “*.1”; “*.2”, y así, sucesivamente, que contienen los formularios necesarios para la realización de las tareas y subsidios o bibliografía que los
fundamentan.
Los 18 capítulos que integran el manual son:
Capítulo 1. Introducción
En la introducción (Cfr. 01.0) se
cuenta la historia de la institución, los responsables históricos, los grupos de trabajo. Se indican las
responsabilidades de cada cargo del personal
del archivo. Los documentos anexos presentan un glosario con
terminología específica de la archivística
y de la institución. Puede ser de elaboración propia o de otras instituciones
afines (Cfr. 01.1). En la versión
digital se adjunta la bibliografía sobre los lineamientos para la elaboración de manuales de procedimiento (Cfr. 01.2).
Autores: Alejandro León y Pamela Alarcón.
Capítulo 2: Organización documental
Se trata del proceso general de
organización del archivo que incluye la identificación, clasificación y ordenamiento de los documentos en distintos soportes.
Merece especial atención
el cuadro de clasificación, o titulario (Cfr. 02.1) que ha desarrollado conjuntamente el personal
de archivo de ambas sedes y ha derivado en numerosas
reuniones de trabajo para acordar una clasificación acorde a las oficinas productoras de nuestra institución. Para ello, nos basamos en el
libro “Elementos jurídicos y
administrativos de la Congregación”, adaptándolo
en 10 secciones dentro del gran fondo de la Institución Salesiana.
También el registro de autoridades (Cfr. 02.3) es una forma de ordenar
y tomar registro de las casas
(comunidades y obras), personas y oficinas que han funcionado en la
institución. Es un trabajo que puede
parecer de largo aliento pero, sin dudas, es de gran ayuda para los archivistas e investigadores.
Finalmente, se agregan varios
formularios que asisten
al proceso como el frente
de caja (Cfr. 02.2), la ficha de transferencias internas
(Cfr. 02.4) y la hoja testigo (Cfr. 02.5). Este procedimiento está a cargo del responsable de procesos técnicos
que coordina varios
grupos de monitores y voluntarios que trabajan en fondos específicos.
Autores: Julieta Ferraggine, Pilmayquén Villanueva, Juan Ignacio Nápoli,
Ivana Carreño, Marcelo
Fernández, Alejandro León,
Pamela Alarcón.
Capítulo 3. Descripción documental
La descripción
documental (Cfr. 03.0) es la
que posibilita el acceso a los documentos, imprescindibles
para poder cumplir la función del archivo de brindar información a los investigadores.
La descripción normalizada asegura qué tipo de información
es necesario rescatar de cada
documento y garantiza que distintos grupos de trabajo rescaten los mismos aspectos.
Los formularios anexos en la versión
impresa son la planilla de descripción
por unidad documental (Cfr. 03.1) y el formulario de procesos técnicos (Cfr. 03.2). En la versión digital
adjuntamos la bibliografía de SEDIC (Cfr. 03.3) que explica y orienta sobre cómo realizar la descripción de cada aspecto. También,
anexamos las normas internacionales escritas por el Consejo Internacional de Archivos: ISAD G sobre descripción documental (Cfr. 03.4), ISAAR sobre descripción
de registros de autoridad (Cfr. 03.5), ISDF
sobre descripción de funciones (Cfr.
03.6.) e ISDIAH sobre descripción de archivos (Cfr.
03.7). Además, consideramos que para la
próxima versión se incluyan las normas de descripción por fondos
documentales.
Autores: Julieta Ferraggine, Pilmayquén Villanueva, Juan Ignacio Nápoli,
Ivana Carreño, Marcelo Fernández
Capítulo 4. Conservación Preventiva
En el documento 04.0 se establecen las condiciones necesarias de la sala de instalación del archivo, de la vestimenta
del personal, indicando
cómo se realiza la limpieza del
documento, la guarda primaria
del documento individual, en cajas, en planeras y en estanterías. También, brindamos la ficha de registro de temperatura y humedad relativa
(Cfr. 04.1) que en la próxima versión
debe ser reformada
para incluir tales registros del ambiente exterior.
Hay un instructivo de limpieza para el personal
del archivo o del servicio
contratado (Cfr. 04.2), planillas del control de limpieza para
pegar en cada sala y que el personal registre y firme en cada servicio (Cfr. 04.3). Por último, la versión digital
contiene bibliografía anexa que justifica
nuestras decisiones (Cfr. 04.4; 04.5; 04.6; 04.7; 04.8).
Para una próxima versión
consideramos imprescindible anexar
el plan de conservación preventiva realizado
por nuestra conservadora, Estela Paino además de actualizar los procedimientos en
función de la visita que Estela ha realizado al archivo. También, resulta imperioso culminar un texto sobre
distintos soportes de fotografías, su identificación y las medidas
necesarias de conservación
para cada caso.
Autoras: Pilmayquén Villanueva y Pamela
Alarcón.
Capítulo 5. Biblioteca Histórica
Todo
archivo necesita de la existencia de una biblioteca histórica anexa que, en nuestro caso por tratarse de una biblioteca especializada, reúne:
●
Material publicado por los mismos
investigadores que visitan el archivo.
● Aquel propio de la historia
del archivo, sobre la geografía en que está emplazado e historia de la región de la sede.
● El correspondiente a los Autores
Salesianos (ARS) de la región
de la inspectoría en
particular. Es decir, las publicaciones realizadas por las personas (punto 4 del titulario)
de las que guarda información nuestro archivo.
● Material de formación
profesional vinculado a metodología, archivística y bibliotecología.
●
Biblioteca de salesianidad.
● Biblioteca de
libros antiguos pertenecientes a los salesianos de la inspectoría y han quedado bajo resguardo del archivo.
El procedimiento es una adecuación de la teoría
de catalogación para ser implementada por profesionales y también por idóneos en la
materia (Cfr. 05.0).
Adjuntamos el reglamento de préstamos
(Cfr. 05.1), la planilla de registro de préstamos (Cfr. 05.2) y una explicación sobre
el funcionamiento
de la sala de repetidos (Cfr. 05.3).
Autora: Gala Berni.
Capítulo 6. Hemeroteca
Se determinan cuáles son las publicaciones que deben pertenecer a nuestra hemeroteca y sus procesos técnicos de una forma clara, adecuada al lector
idóneo o profesional en la materia.
En la versión
digital se adjunta bibliografía (Cfr. 06.1) sobre la determinación del tipo de publicaciones dada la complejidad en esta
tarea debido a que las publicaciones antiguas no cumplen con todos
los requisitos de las actuales.
Autora: Gala Berni.
Capítulo 7. Mapoteca
Este procedimiento se realizó luego
de una larga observación del material existente
tras la consulta
con profesionales de la geografía
que estaban realizando la mapoteca de la
biblioteca local. Se evaluó la tipología
del material cartográfico que es variada:
cartas topográficas, mapas
físicos, mapas políticos, mapas rurales, planos urbanos, croquis mapas de infraestructura, mapas históricos,
planos arquitectónicos, cartas geológicas, cartas del tiempo, planisferios, planos catastrales y con
variedad también en los tipos de soporte: papel, papiro, papel manteca, papel entelado, ferroprusiato, papel acartonado, formato libro.
La clasificación
se realiza por un criterio de escala y responde al titulario existente en el archivo. Las categorías planteadas
pueden ser adaptadas para ser utilizadas en los archivos de distintas partes del mundo. Los mapas de las casas tendrán el
número 5.XX.08 y los del resto del mundo: ARG / AME / MUN.
La catalogación
sigue los criterios del sistema catalis. Luego, se explica la guarda en cajas de archivo y en planeras. También se
presenta como anexos la ficha de registro del
inventario (Cfr. 07.1) y la ficha de registro
del catálogo (Cfr. 07.2).
Autora: Manuela García Insausti.
Capítulo 8. Guía
de Sitios Salesianos
Detectamos la
necesidad de que la información histórica de cada sitio salesiano se encuentre a disposición en el lugar propio
del sitio de todo el territorio de ARS, en los que la presencia salesiana ha dejado rastros
desde 1875 hasta la actualidad. De este modo, se procedió a elaborar una guía de sitios salesianos con señalética en el
lugar para que explique la historia de cada construcción salesiana
donde se encuentra. Para ello, se elaboró una ficha de relevamiento patrimonial que se fue completando con las investigaciones realizadas a partir
de la bibliografía, documentos y datos
de personas del lugar.
El
procedimiento en su versión impresa
(Cfr. 08.0) incluye como anexos la ficha de relevamiento (Cfr. 08.1) y en su versión
digital el listado de sitios
salesianos (Cfr. 08.2).
Autora: Sofia Carli.
Capítulo 9. Transcripción de fuentes
En base a una
investigación sobre los distintos modelos de transcripción de fuentes se decide elaborar el propio en dos versiones: versión literal y versión necesaria
para la realización de publicaciones.
Se indica la bibliografía que utilizamos para su elaboración.
Autoras: Gabriela Iturrioz y Macarena
Junquera
Capítulo 10. Digitalización
Se establece el
procedimiento de digitalización (Cfr. 10.0) empleado para nuestro archivo
en base a la bibliografía y asesoramiento de Ignacio Gaztañaga (su texto se
publica en la versión
impresa, Cfr. 10.1). Se establece la necesidad de recuperar lo previamente digitalizado y nombrarlo y guardarlo del modo estandarizado. Luego de seleccionar los fondos a digitalizar, indicando cuáles pueden
ser las máquinas empleadas y cómo debe realizarse la captura y edición de la imagen según el formato:
libros, documentos, mapas y fotografías.
La versión
digital contiene un texto de Pamela Gionco (Cfr. 10.2) sobre el acceso y difusión
del patrimonio digitalizado. Aspectos legales, bibliotecas digitales y otras plataformas. Sobre este tema profundizaremos en la
próxima versión del manual de procedimientos dado que estamos trabajando
en la construcción de un repositorio digital.
Autora: Pamela Alarcón
Capítulo 11. Transferencias
El capítulo
11.0 describe el procedimiento por el cual el archivo
recibe documentación en guarda, se enlista qué materiales se
reciben, la periodicidad de los envíos según el tipo documental y cómo debe proceder la casa o persona que transfiere
y la actuación del personal del
archivo al recibir la documentación. Se anexa el formulario de recepción (Cfr. 11.1) y el
acta de transferencias externas (Cfr. 11.2).
Autora: Pamela Alarcón.
Capítulo 12. Publicaciones
En este punto se establecen las responsabilidades en la elaboración y publicación de las
fuentes que se encuentran a resguardo del Archivo. El procedimiento se enmarca
en la ley de derechos de autor, que
se copia en el procedimiento.
Autora: Pamela Alarcón.
Capítulo 13. Archivo de Historia Oral
En el capítulo
13.0 queda determinado el procedimiento de las entrevistas de historia oral y los pasos para la realización de un concurso
sobre esta temática
que nos permita
obtener en el corto plazo un
gran caudal de entrevistas de personas significativas para la vida de la institución.
Anexamos
el procedimiento del concurso (Cfr. 13.1) la ficha de la entrevista (Cfr. 13.2), el
procedimiento de transcripción de la entrevista (Cfr. 13.3) y la bibliografía que lo respalda (Cfr. 13.4).
Autora: Luciana Colchevsky y Pamela Alarcón.
Capítulo 14. Visitas
guiadas
En el apartado
14.0 se establecen los pasos necesarios para la concreción de una visita guiada al archivo por grupos de alumnos
de distintos niveles educativos, desde primario hasta universitario, y personas de la tercera edad. Se indican los
requisitos necesarios para un mejor desempeño.
En 14.1 se adjuntan
las propuestas pedagógicas realizadas por distintos docentes o especialistas según su área.
Autores:
Manuela Garcia Insausti, Maria Jose Junquera,
Joaquin Garcia Insausti, Julieta Ferraggine, Juan Ignacio
Nápoli, Gala Berni,
Claudia Trentini, Andrés Britos y otros.
Capítulo 15. Prácticas
Profesionales
Este archivo
ha trabajado desde el año 2014 hasta 2020 (la experiencia debió suspenderse por la pandemia) con un sistema
de prácticas profesionales cuyo resultado ha sido
muy eficiente. Se indica el procedimiento desde la convocatoria, elección de proyectos propuestos, rendiciones y publicaciones de cada voluntario
para el mundo académico (Cfr. 15.0).
Se anexa: el reglamento (Cfr. 15.1), el contrato de voluntariado (Cfr. 15.2), el formulario
de inscripción (Cfr. 15.3), una planilla para registro de horas (Cfr. 15.4),
los proyectos prediseñados (Cfr. 15.5) y la fundamentación
de esta propuesta (Cfr. 15.6).
Autora: Pamela Alarcón.
Capítulo 16. Atención a investigadores
El texto
que describe el procedimiento de atención a investigadores (Cfr.
16.0) en forma presencial es muy sucinto
aunque de mucha
utilidad por sus documentos anexos:
el reglamento del investigador (Cfr. 16.1), la ficha del investigador, que es
el documento donde se registra
el material consultado (Cfr. 16.2) y el registro de visitas (Cfr.
16.3).
Aún no hemos redactado el procedimiento de atención a investigadores en forma virtual, por e-mail, tarea que quedará
para la próxima versión
del manual.
Autores: Pamela Alarcón,
Julieta Ferraggine, Juan Ignacio Nápoli.
Capítulo 17. Archivos Locales
Los Archivos denominados “locales”
surgen de la voluntad de los directores de las
casas salesianas de conservar en su localidad el material histórico
original. Previamente, ofrecimos la
posibilidad de dejarlo en resguardo del Archivo Histórico Salesiano
Inspectorial de la sede que corresponde a su jurisdicción. Sin embargo, si el director
asegura el cumplimiento de las condiciones indicadas
en el procedimiento de archivos locales, puede
mantenerlo en la casa salesiana productora de la documentación.
Se indican
condiciones de selección del material por tipología y soporte, conservación preventiva y descripción. Para una futura versión se debe indicar
la necesidad de la digitalización de los archivos
(según 10.0) y obligación de compartirlo con el archivo
histórico inspectorial.
En algunos
de estos casos se ha enviado el manual de procedimientos completo
aunque su adopción
y aplicación sea limitada. No tiene anexos.
Autores: Alejandro León y Pamela Alarcón
Capítulo 18. Producción de videos
Procedimiento de filmación de videos de tutoriales de procedimientos y de registro
de historias de vida
de personas significativas para la institución.
Autora: Juliana Ramadori
Los beneficios que
nos han aportado el trabajo de escribir y luego
trabajar con procedimientos son los siguientes:
● Se definen y describen las
responsabilidades de cada cargo en el trabajo del archivo. Esto genera una clarificación de las funciones que
permite enfocar el esfuerzo y permitir una evaluación más objetiva del
desempeño de cada uno.
●
La desagregación de actividades complejas en tareas simples
hace que el trabajo
pueda ser realizado tanto por
profesionales de la archivística como por idóneos o estudiantes, y se reduce el margen de error. La
secuenciación de cada tarea también produce
uniformidad en el trabajo.
● Establecer
el debate sobre cómo hacer lo que hacemos. Para eso, consultamos bibliografía, revisamos
las propias experiencias y las de otros archivos
históricos, analizamos distintas posibilidades y definimos
nuestra mejor opción
en función de tantas
variables.
●
Facilitar
la transmisión de la tarea a los voluntarios nuevos y para los futuros responsables del archivo, describe
las intervenciones que han sufrido
las fuentes.
●
Encontramos en las normas internacionales del Consejo Internacional de Archivos una ayuda
y orientación, de modo que su implementación ha sido un gran aporte a nuestra tarea.
●
El trabajo
por versiones nos permite la posibilidad de corregir, agregar,
modificar los procedimientos. También registra y evidencia la
posibilidad de cambio que, en vez de calificar
como correcto
o incorrecto un procedimiento,
complejiza la mirada y evidencia los criterios y posibilidades que en cada momento
tuvimos en cuenta para tomar
cada decisión.
● La codificación de los procedimientos por capítulos y anexos y la
capacidad de citarse entre sí “Ver 10.0, Cfr. 4.6.” evidencia la necesidad
de comprender el trabajo en su conjunto, con sus complejidades e interrelaciones.
● Logramos socializar este
manual con profesionales historiadores, idóneos en la archivística o bibliotecología, responsables de
archivos locales, docentes, y otros
trabajadores de las unidades de información y dado su lenguaje accesible es que ha permitido que esas personas
trabajen de un modo profesional y acorde a las
posibilidades.
Conclusión
Reconocemos altamente eficaz el trabajo
por procedimientos, por su capacidad de registro para el futuro, su posibilidad de cambio y la oportunidad que
nos ha brindado de clarificar nuestros criterios a la hora de realizar
el trabajo puntual.
Nos comprometemos en su cumplimiento y
la constante actualización en función de los
avances tecnológicos
actuales.